オフィスづくり事例ファイルNo.18

～働き方に合わせたコミュニケーションの方法とゾーンの最適化～
課題 ＷＥＢ会議、社内会議の声もれを無くす

施工に関して お客様にインタビューさせていただきました

◇リニューアルの経緯や目的は何でしたか？

　昨年10月の部所長会議時、WEB会議時等の「声漏れ防止対策」を実施していく方針が打ち出されました。広島支店の会議室はローパティションでの簡易間仕切りで、重要な会議内容が支店内全員に聞こえているという課題がありました。総務部と打合せを重ね、会議室改修だけではなく、古くなった什器類の更新とあわせて、働き易い事務所を目指した支店内レイアウト変更も実施することになりました。

◇今回のリニューアルでこだわられた点は何ですか？

　限られた事務所内で会議室と執務室を完全に間仕切りし、更にサウンドマスキングスピーカーを採用して、重要課題の「声漏れ防止対策」を実施しました。また、会議室の間仕切りはガラス仕様とすることで狭隘空間に開放感と自然採光を取り込みました。そのガラス面にはグラデーションフィルムを貼り、両室内のプライバシー確保も行いました。事務所入口も受付室と執務室を完全に間仕切りし、社員証ICカードによる入場制限を設け、セキュリティゾーニングを確保しました。

◇今回のリニューアルで苦労された点は何ですか？

　リニューアル前に不要物を廃棄し、再使用什器+OA機器類の仮保管と共通書類及び個々の執務机の整理整頓に苦労しました。過去40年近い財産資料で廃棄できないものは、全社共通倉庫に発送することで解決しました。また、現行事務所をリニューアルするため、改修工程がお盆休みに限られ、電話/ＦＡＸ/パソコン等が連休明けにキチンと使えるよう対策することにも苦労しました。

◇施工後、納品後の社員の様子や評判はいかがですか？

　オフィスグリーンを増やしたことで事務所の雰囲気がとても明るくなりました。一新された什器類の使用は、個々の整理整頓意識が芽生え、机上に出ていた書類も少なくなり、業務に対する社員の士気も向上したと思います。また、個別ＷＥＢ会議兼休憩用の一人用ソファーと机は、個室空間としてプライバシーも守られリラックスもできることから、とても人気があります。ご来社されたお客様や協力業者様より「いい事務所になったね」と褒めていただける嬉しさが日々の業務へのモチベーションにも繋がっています。

日信防災様より提示されたレイアウト変更案を最善となるよう一緒に考えました。広島支店の皆様の意見は大島課長を軸に要望を取り纏めていただき、設計/商品選択をする上で大変助かりました。また、お客様の要望や彩色プランを３Ｄデザインで案内した点や、プラス(株)のクリアトーレで商品選定していただいたことにより、より具体的にリニューアル後のイメージをつかんでもらうことができ、お客様の納得の行くリニューアルになったと思います。要望通りに素敵な働きやすいオフィスに生まれ変えるお手伝いができて、大変うれしく思います。これからも何かあれば気軽に声をかけてください。

施工させていただいたお客様のご紹介

日信防災(株)広島支店